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员工入职法律风险防范四法

作者: 来源: 关键词:人力资源管理师 企业培训师 阅读:268 2019年2月18日
 

员工入职法律风险防范四法

 

 / 谢炳城

 

  所谓员工入职风险,是指企业在完成员工招募后,求职者正式入职时所存在的有可能使企业蒙受损失的一系列风险,是企业用工风险的重要组成部分。员工入职是人力资源管理招聘模块中的核心环节,建立并完善员工入职流程,有效地规避员工入职所带来的风险,是企业人力资源部门责无旁贷的职责之一。

  随着我国劳动法律法规的不断完善,员工法律意识不断提高,企业用工环境也不断发生变化,包括员工入职风险在内的企业用工风险日益突出,然而,长期以来,入职风险往往没有引起我国企业的足够重视,以至于风险畸高,劳动争议频发,使企业蒙受了不少损失。那么,如何有效地防范员工入职给企业带来的风险,促进企业良性运行,是摆在我国企业面前的重要课题。

 

做好员工入职体检

 

  在企业人力资源管理实务中,员工带病入职现象屡见不鲜。这里所说的病,包括职业病和较严重或者带传染性的普通疾病。前者是指员工在入职本企业前,就已患了职业病或者疑似职业病,后者是指一般疾病,比如一些传染性疾病。员工带病入职,不但将给其他员工带来威胁,同时也给企业生产经营带来风险。为防止员工带病入职,做好员工入职体检非常必要,通过体检,可以将患有严重疾病的人员筛选出去,保障企业的利益。

  1.特殊体检。特殊体检是相对特殊行业和特殊岗位而言的。特殊行业,比如食品生产企业,国家法律法规对从业人员的健康状况是有特殊要求的,企业应按照法律规定对新入职的员工进行相应的体检,体检合格的,方可上岗。特殊岗位,主要是指接触职业危害的岗位,根据《职业病防治法》规定,员工从事有职业危害的岗位,企业应当给其做岗前、在岗和离职的职业健康体检。企业应当按照法律规定操作,把已经患有职业病或疑似职业病以及有职业禁忌的人员筛选出去,规避相关风险。

  2.普通体检。对大多数企业、大多数员工来说,既不是特殊行业,也不是特殊岗位,只需做普通体检即可。我国法律法规并没有对员工入职体检作强制性规定,因此,企业可以要求员工做入职体检,也可以不要求。然而,为了防止员工带病入职,企业可以把入职体检作为一项强制环节列入入职流程,能够有效地保障企业利益。同时,企业可以对入职体检提出相关要求,一是医院等级,比如要求二甲以上医院,二是体检内容,比如血常规、X光胸透等。需要注意的是,根据国家规定,企业不得要求员工入职或就业过程中进行乙肝项目检测,也不得询问员工是否为乙肝表面抗原携带者,不得以此作为是否准许入职的条件。

 

制定具体的录用条件

 

  对于不符合录用条件的员工,法律赋予企业单方解除劳动合同的权利。然而,要规避违法解除的风险,企业依据“不符合录用条件”进行解除劳动合同的前提,是必须要有具体详细的录用条件。企业可以根据不同的工作岗位,制定不同的录用条件。

  1.录用条件要具体、详细。一般来说,录用条件可分为硬条件和软条件,前者如学历、电脑能力、外语水平、书面表达能力、身体健康状况等,后者如出勤情况、工作态度、业绩完成情况,还包括个人诚信、有无犯罪前科等。企业在制定录用条件时,描述要尽量清晰、具体、可量化,不可模棱两可似是而非,比如,提供虚假学历的、虚假身份证的,为不符合录用条件。

  2.录用条件需合法。包括实体合法和程序合法。前者是指录用条件的内容不得与法律法规相抵触。比如,某企业规定某岗位只招聘未婚者,后来发现已入职的员工张某为已婚,企业以不符合录用条件解雇了张某。企业的做法则构成违法,因为企业“只招用未婚”的录用条件违反国家有关就业歧视的规定,不可为之。后者是指企业制定了实体合法的录用条件后,需在员工入职前向员工公示,不得在员工入职之后才告知。

  3.要让员工签名确认。签名确认实为录用条件程序合法的一个组成部分,指的是企业应将录用条件在办理员工入职手续时给员工签名确认,或者发放给员工,履行公示义务,并保留书面证据。录用条件的书面载体,可以是单独的录用条件告知书,也可以写入劳动合同文本,忌用口头、电子邮件、微信等方式传达,以免因为时间长了丢失或者证明力不足而导致双方扯皮。

 

及时签订劳动合同

 

  根据劳动法规定,建立劳动关系,应当签订书面劳动合同,自用工之日起超过一个月不满一年未与员工签订书面劳动合同的,应当向员工每月支付二倍的工资。法律对未及时签订劳动合同的企业规定了惩罚规则,其目的是提高劳动合同签订率,减少劳动争议,促进和谐劳动关系的构建。在实务中,经常有企业发生忘签、漏签,以及其他原因导致未签劳动合同的现象。笔者认为,企业可采取以下方法杜绝上述现象:

  1.入职当天签订劳动合同。员工入职当天,企业人力资源部门需给员工办理入职手续,如填写入职登记表、提交有效证件证书、制作工牌、发放工衣、安全培训、参加社会保险等。与此同时,可以将签订劳动合同纳入到入职手续,以“必做”项的形式固定下来。这样可以保证每一个新入职的员工都能够签订书面劳动合同,签订率达到百分之百,有效预防劳动合同漏签、忘签现象的发生。

  2.固定每个月签订劳动合同的日期。虽然入职当天签订劳动合同可以有效防止漏签、忘签,但对于小微型企业而言,弊端也非常明显,由于招聘量不大,可能这周入职两人,下周又入职三人,每次三人两人稀稀拉拉地入职,要填写好劳动合同并与其签订,就显得非常繁琐,“增加”了人力资源部门的工作量。为此,企业可以采用固定每个月签订劳动合同的日期的方法进行解决。比如,固定每个月的1日、16日为统一签订劳动合同的日期,每月上半月入职的,统一在16日签订,下半月入职的,统一在次月1日签订,既可以避免忘签或漏签劳动合同,又减轻了人力部门的工作量,实现低成本高效率运作。

  此外,企业还需健全劳动合同管理机制,防止有个别别有用心之人“碰瓷”,比如,员工拿到企业发放的劳动合同文本后,并不马上签署,而是说要拿回家去研究研究再说,随后,企业有可能忘记跟进此事,一年半载以后,员工向劳动仲裁机构申诉,主张未签劳动合同的二倍工资,由于企业未与员工签订劳动合同是客观事实,在劳动仲裁甚至到了法院,往往都难以获得支持,需依法承担相应赔偿金。

 

做好员工入职审查

 

  入职审查至关重要,企业只有通过入职审查,获得其真实的信息,剔除虚假成份,减少不确定因素,才能更准确地与本企业所聘用岗位的要求相匹配,进而降低用工风险。

  1.入职审查的内容。入职审查的范围很宽,可以简单地分为简易审查和复杂审查。前者是指只对入职员工做简单的入职审查,主要用于普通岗位的员工,比如审查身份证件、与前单位是否已解除劳动关系等。后者是指全面审查,主要用于高级管理人员、高级技术人员等关键岗位,审查内容主要包括基本信息审查、身份证件及各类资格证书审查、有无竞业限制审查、有无犯罪记录审查,等等。

  2.入职审查的方法和渠道。方法方面,企业可以自主审查,也可以委托第三方机构进行背景调查。可以采用列举法,将所需要审查的内容逐一列出,并进行逐一调查。渠道方面,审查的目的是获得真实信息,只要不偏离这个目的,任何渠道都可以使用。比如,通过学信网查询员工学历证书的真实性、通过公安机关审查员工有无犯罪记录、通过向其前单位发公函了解其在前单位的工作表现,等等。

  谢炳城原创文章,原载《人力资源》杂志20192月刊,转载请注明作者及出处。



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