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提高工作效率的时间管理技巧
来源: | 作者:laocai | 发布时间: 271天前 | 925 次浏览 | 分享到:

面对琐碎的待办事项,觉得头晕目眩?从长远来看,学习一些高效的时间管理技巧,可以省去您许多不必要的麻烦(也可以避免错过最后期限)。对很多人来说,管理大量任务只是典型工作日的日常。但是,如果同事突然请病假,您被要求接收他的工作,该怎么办呢?或者,如果领导突然将一个紧急任务加到您的工作清单,您该如何应对?此时您已经在竭力满足眼前的紧迫截止日期了!


时间管理是确定任务优先级并在任务之间有效分配时间的过程。这不是为了更努力地工作,而是为了更聪明地工作。当你学会如何管理你的时间时——你可能会发现更容易提供更高质量的并更好地控制你的工作。

7个可操作的时间管理技巧


你永远不知道工作中什么时候会差出一些其他的事情,但你可以试着建立有效的时间管理习惯,从而提高您在紧要关头的工作效率。


1. 评估您目前如何度过时间

您的时间管理计划应始终从审核开始。要了解您的时间去向,请尝试记录您的任务和日常活动。时间跟踪将允许您确定一天可以完成多少。它还可以让您了解可以花更少的时间进行哪些活动来提高生产力。当您评估当前的时间流向时,您将能够更有效地实施剩余的时间管理技巧。


2. 提前计划你的一天

通过从待办事项清单开始每一天来为自己建立责任感。这不仅是有效管理时间的好方法,而且您也不太可能忘记某些任务或拖延。把你最紧急的任务放在清单的第一位,并确定你一整天能实际完成多少。


3. 不分心

无论您是在办公室还是在家工作,避免分心——无论是与同事闲聊还是手机发出的叮当声——都是需要考虑的最关键的时间管理技巧之一。


4. 学会说不

当您被任务淹没时,在某些情况下,您无法实际满足每个截止日期。检查您的待办事项列表。是不是完全用完了?您是否还有其他必须首先满足的最后期限?如果您认为自己无法按时完成,请不要害怕拒绝或向同事寻求帮助。只要确保你有一个充分的理由,并可以传达给你的主管和同事。



5. 确定任务的优先级

因此,您创建了一个待办事项列表。您已经从同事那里得到了帮助,以帮助您按时完成任务。但你仍然在争先恐后。现在怎么办?

要保持工作流高效运行,请考虑确定任务的优先级。您可以通过将类似的任务批处理在一起并首先关注截止日期最近的任务来实现此目的。尝试使用艾森豪威尔矩阵的四个象限。其中包括:

(1)具有最紧急期限的重要任务。

(2)您可以稍后处理的重要(但不紧急)任务。

(3)可以委派给他人的紧急(但不太重要)任务。

(4)不紧急或不重要的任务,您可以在有时间时完成。

如果您没有任何明确的截止日期,请查看待办事项列表中的任务,并为每个任务设定合理的完成目标。这将帮助您一次专注于一项任务,并将注意力分配给满足最后期限。


6. 尝试使用时间管理工具

坚持工作并按时完成任务可能会导致倦怠。如果你自己过度劳累,你可能会发现从长远来看你的工作效率会降低。这就是为什么在最大注意力与定期休息之间取得平衡很重要的原因。时间管理软件不是保持生产力的必要条件,但它可以让您轻松跟踪任务期间和任务之间的时间、创建时间表、建立休息时间和设置截止日期,从而提供极大的帮助。

想要一些不那么高科技的东西吗?尝试使用番茄工作法,该方法包括勤奋地完成一项任务 25 分钟,然后休息 5 分钟。全天重复这个过程,看看你是否注意到你的生产力和表现有所提高。


7.把你的密集任务留到精神新鲜的时候

有些任务可能比其他任务更费力。除了上述一些时间管理技巧外,您还可以通过从更密集的任务开始新的一天并保存较容易的任务以备后用来避免倦怠。例如,如果您正在撰写一篇需要研究的 1,200 字文章,请考虑在早上开始的第一件事。随着一天的进展,处理需要较少关注的较小任务。


文章翻译自英文文章,若阅读不习惯的地方请谅解